IT-professional uit Oost-Vlaanderen

Aanleiding:
Een IT-programmeur uit Oost-Vlaanderen is van ‘s ochtends vroeg tot laat in de avond bij klanten voor het programmeren op maat. Daardoor heeft hij alleen tijd in de weekends om zijn administratie in orde te brengen.

Zijn probleem:
Naast het werk heeft hij ook nog hobby’s en ontmoet hij graag mensen. Kwaliteit van leven is voor hem zeer belangrijk. Door de onbalans tussen werk en privé schuift de administratie telkens op.

Onze aanpak:
The AdminCompany heeft de volledige administratie op zich genomen. Van het verwerken van de post, tot het klaarmaken van zijn boekhouding voor de accountant. Door een snelle inwerking in het dossier en een goede samenwerking met de officiële instanties was The AdminCompany in een mum van tijd op de hoogte van de situatie. Met de btw en belasting werd er een uitstel bekomen voor de aangifte. De dossiers bij de deurwaarder werden gecontroleerd, opgevolgd en correct afgerekend. Voor de achterstand in de sociale bijdrage werd er een haalbaar afbetalingsplan overeengekomen.

De doorlichting van de administratie heeft ervoor gezorgd dat deze klant zijn boekhouding heeft overgedragen aan een nieuwe externe boekhouder. De loonberekening is geofficialiseerd door te werken met een sociaal secretariaat en de onkostennota’s werden in het leven geroepen voor het doorrekenen van bepaalde kosten, iets wat voorheen niet gedaan werd.

Hét resultaat:
De klant heeft rust en harmonie in zijn leven. Alles wordt geregeld door The AdminCompany. De betalingen worden op tijd gedaan, waardoor er geen rappelbrieven meer komen. Alle aangiften worden op tijd ingevuld. De boekhouding wordt continu geoptimaliseerd door het kritische oog van The AdminCompany, in samenspraak met de klant en de externe boekhouder. Bovendien is de klant op elk moment op de hoogte door de transparante communicatie. Zijn dossier weerstaat elke controle van de btw en belastingen en is tot in de puntjes in orde. Daardoor bespaart de klant dus geld en tijd.

Schoonmaakbedrijf uit Limburg

Aanleiding:
Een schoonmaakbedrijf in Limburg had graag meer inzicht verkregen in de eigen boekhouding. Door de groei en het aannemen van extra personeel, wilden de zaakvoerders meer wekelijkse opvolging kunnen doen. Ze maakten gebruik van een facturatiepakket voor het opstellen van hun verkoopfacturen.

Zijn probleem:
Doordat de boekhouding werd gedaan door een extern boekhoudkantoor was de klant in de periode van de kwartaalaangifte van de btw zijn aankoopfacturen en zijn bankdocumenten tijdelijk kwijt. Bovendien hadden ze ook geen toegang tot de cijfers, door het extern input-karakter. Ze hadden dus geen zicht op hun zaak.

Onze aanpak:
The AdminCompany heeft na een gesprek met de zaakvoerders een AdminScan gedaan. Wij namen contact op met de leverancier van het facturatiepakket om te analyseren of zij een boekhoudpakket hadden en dan nog liefst één dat online te vinden was. Dat vormde geen probleem. De meerkost voor het onlineboekhoudpakket was miniem en de opzet werd geregeld. Ook het extern boekhoudkantoor was zeer tevreden met deze aanpak en zorgde daardoor vanaf nu voor de eindbalans. Zo konden zij zich toeleggen op hun specialisatie, namelijk de fiscale optimalisatie.

The AdminCompany zorgde er ook voor dat de instellingen in het nieuwe boekhoudpakket werden opgezet en een beginbalans werd ingegeven. De klant werd opgeleid en geleerd hoe een klant/leverancier aan te maken, een aankoopfactuur te boeken, welke btw-codes toe te passen, hoe een bank en een kas te boeken, enzovoort.

Hét resultaat:
De klant voelt zich zeer comfortabel door deze nieuwe aanpak. Op elk moment heeft het bedrijf zicht op de omzet, de kosten en het resultaat. Daardoor kan er op elk moment bijgestuurd worden en wordt er gewerkt met cijfers die up-to-date zijn en ook blijven. Bovendien kan de klant ook makkelijker zelf beslissingen nemen voor het toestaan van bepaalde uitgaven.

Fotograaf uit Antwerpen

Aanleiding:
Een jonge, afstuderende fotograaf in Antwerpen vraagt The AdminCompany advies. “Dien ik in hoofdberoep of in bijberoep te starten? Hoe gaat dat in zijn werk? Wat zijn mijn verplichtingen? Wat zijn de valkuilen?”

Zijn probleem:
De klant kreeg twee aanbiedingen om in vast dienstverband te kunnen starten, maar wilde op termijn graag zijn beroep uitoefenen als zelfstandige in hoofdberoep.

Onze aanpak:
The AdminCompany ging samenzitten met de fotograaf en op basis van de AdminScan hebben we de voor- en nadelen even op een rijtje gezet. We hebben de klant meer uitleg gegeven over de werking van de sociale bijdrage, tot welk bedrag aan omzet een ondernemer vrijgesteld is van een btw-aangifte en op welke manier er gefactureerd dient te worden volgens dit speciaal btw-statuut. Daarbij hebben we ook de aandacht van de klant gevestigd op de niet-aftrekbaarheid van de btw op de aankoopfacturen, vanwege dit stelsel.

Hét resultaat:
Door het gesprek met The AdminCompany verkreeg de klant een beter zicht op de mogelijkheden. Bovendien werd er hierdoor een betere basis gelegd om beslissingen te nemen. De klant is duidelijk geïnformeerd over de officiële verplichtingen en kreeg een manier aangeboden om op een efficiënte werkwijze om te gaan met de wettelijke verplichtingen die het zelfstandige statuut met zich meebrengt.